Soluções

Módulos

Permite a gestão eletrónica dos documentos, facilitando tarefas de arquivo, pesquisa, distribuição ou extração de documentos.

A solução de Gestão Documental engloba, entre outras funcionalidades, um sistema de Worfkflow e Circulação que permite a criação de percursos diversos, pré-definidos ou ad hoc, seja apenas para tomada de conhecimento ou para aprovação.

Arquivo Documental

  • Registo e Classificação de todos os documentos da Organização;
  • Controlo de acessos à informação e consulta de cópia eletrónica;
  • Fácil localização e consulta dos documentos pelo seu conteúdo e campos de indexação;
  • Agregação de documentos em processos eletrónicos.

Mecanismos de Workflow

  • Predefinição dos percursos de tratamento e aprovação dos documentos;
  • Possibilidade de percursos ad-hoc com registo do percurso efetuado;
  • Consulta de todas as etapas percorridas (quem, quando e o que decidiu);
  • Controlo de prazos e geração de alarmes;
  • Integração com outros aplicativos.

PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

  • Explorador de Documentos, Processos e Entidades com organização por pastas on-demand e áreas ajustáveis pelo utilizador;
  • Hierarquia de pastas com permissões por perfil e utilizador e possibilidade de organização com simples arrastar e largar;
  • Pesquisa por pastas ou documentos;
  • Sincronização automática de documentos em pastas físicas para o sistema de gestão documental, permitindo facilmente integrar scanners e faxes com a gestão documental;
  • Distribuição/despachos por documento ou processo;
  • Possibilidade de dar conhecimento;
  • Vários anexos por pasta com anexo principal;
  • Várias versões e revisões por documento;
  • Campos específicos por tipo de documento e com suporte para vários tipos de dados;
  • Gestão de completa entidades por tipo de entidade e firma e com integração em documentos específicos;
  • Gestão completa de processos;
  • Caixa de documentos recebidos e enviados via distribuição;
  • Caixa de documentos que teve conhecimento;
  • Despachos com data/hora de leitura e de despacho.
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Eficiência operacional, visibilidade de negócio e agilidade, com processos de negócios otimizados e flexíveis

Solução de gestão que define o fluxo de informação de um processo de negócio controlando as intervenções humanas nesse mesmo processo.

  • Controlo total na definição dos processos de Negócio – Flexibilidade;
  • Integração com outros sistemas;
  • Identificação dos pontos de estrangulamento nos processos da empresa;
  • Usabilidade;
  • Framework web.

São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

EXEMPLOS DE WORKFLOWS

  • Aprovação de faturas de compra;
  • Entrada e saída de colaboradores;
  • Aprovação de despesas;
  • Aprovação de uma proposta;
  • Aprovação de crédito;
  • Pedidos de compra internos;
  • Aprovação de pagamentos;
  • Aprovação de pagamentos;
  • Compras públicas;
  • Registo de correspondência;
  • Pedido de parecer;
  • Outros.
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Redução das tarefas manuais e do esforço administrativo

OCR
Optical Character Recognition
 (reconhecimento ótico de caracteres) é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de uma imagem, seja ela proveniente de uma digitalização de papel ou de um ficheiro digital não editável (pdf, jpeg, etc).

Atualmente, os desafios envolvidos na automatização e otimização dos processos da área administrativa e financeira passam por reduzir as operações manuais e o esforço administrativo envolvido, nomeadamente, no processamento de faturas.

Através do OCR, é possível de uma forma fácil e automática obter um ficheiro editável, o que permite trabalhar a informação dos documentos.

A solução de OCR Sendys permite às empresas automatizar o tratamento de documentos, melhorando a eficácia e a produtividade em geral, refletindo-se na redução do tempo e dos custos operacionais.

Os documentos são digitalizados e os campos são capturados através do algoritmo da aplicação Sendys.

VANTAGENS
MELHORA A SUA EFICIÊNCIA OPERACIONAL
REDUZ AS TAREFAS MANUAIS E O ESFORÇO ADMINISTRATIVO
ECONOMIZA TEMPO AUTOMATIZANDO E SIMPLIFICANDO A CAPTURA DE DOCUMENTOS

  • Armazena documentos em formato digital, eliminando o papel e permitindo acesso e busca rápidos;
  • Reduz os riscos com a verificação automática da integralidade da fatura e garante a conformidade com as regras organizacionais
  • Melhora a qualidade de dados do ERP, através da utilização de processos automáticos – por exemplo para a entrada de novos fornecedores e validação de fornecedores existentes
  • Elimina o trabalho administrativo extra, tornando cada fatura visível ao longo do ciclo de aprovação da organização

VISÃO GERAL DA CAPTURA DE UM DOCUMENTO NO FLUXO DE TRABALHO 

 

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