Permite a gestão eletrónica dos documentos, facilitando tarefas de arquivo, pesquisa, distribuição ou extração de documentos.

A solução de Gestão Documental engloba, entre outras funcionalidades, um sistema de Worfkflow e Circulação que permite a criação de percursos diversos, pré-definidos ou ad hoc, seja apenas para tomada de conhecimento ou para aprovação.

Arquivo Documental

• Registo e Classificação de todos os documentos da Organização;
• Controlo de acessos à informação e consulta de cópia eletrónica;
• Fácil localização e consulta dos documentos pelo seu conteúdo e campos de indexação;
• Agregação de documentos em processos eletrónicos.

Mecanismos de Workflow

• Predefinição dos percursos de tratamento e aprovação dos documentos;
• Possibilidade de percursos ad-hoc com registo do percurso efetuado;
• Consulta de todas as etapas percorridas (quem, quando e o que decidiu);
• Controlo de prazos e geração de alarmes;
• Integração com outros aplicativos.

PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

• Explorador de Documentos, Processos e Entidades com organização por pastas on-demand e áreas ajustáveis pelo utilizador;
• Hierarquia de pastas com permissões por perfil e utilizador e possibilidade de organização com simples arrastar e largar;
• Pesquisa por pastas ou documentos;
• Sincronização automática de documentos em pastas físicas para o sistema de gestão documental, permitindo facilmente integrar scanners e faxes com a gestão documental;
• Distribuição/despachos por documento ou processo;
• Possibilidade de dar conhecimento;
• Vários anexos por pasta com anexo principal;
• Várias versões e revisões por documento;
• Campos específicos por tipo de documento e com suporte para vários tipos de dados;
• Gestão de completa entidades por tipo de entidade e firma e com integração em documentos específicos;
• Gestão completa de processos;
• Caixa de documentos recebidos e enviados via distribuição;
• Caixa de documentos que teve conhecimento;
• Despachos com data/hora de leitura e de despacho.

Arquive documentos digitalmente e automatize os lançamentos contabilísticos

Arquivo Digital é um novo módulo do Sendys Gestão Documental que permite desmaterializar processos e agilizar métodos de trabalho, através do armazenamento, gestão e partilha estruturada de informação. O principal objetivo é automatizar a leitura dos dados dos documentos financeiros para integração na Contabilidade.

Os mecanismos de leitura são o código QR e a identificação através de correspondência do documento no e-fatura, o que permite reduzir o tempo de pesquisa e automatizar a leitura e os lançamentos contabilísticos. Após a recolha dos dados no Arquivo Digital, estes são enviados para a Contabilidade para processamento contabilístico. A contabilização de um documento vindo do Arquivo Digital é gerada automaticamente. Após integração da contabilização, o documento em PDF fica disponível para consulta diretamente na Contabilidade. No Arquivo Digital, é possível ver o Diário e N.º do documento contabilizado, e os seus movimentos contabilísticos.

Deixe de fazer tarefas manuais repetitivas e dedique-se às atividades contabilísticas que realmente acrescentam valor!
Se gasta tempo a mais no arquivo, organização e preparação da informação para a contabilidade, ou na validação de documentos, esta solução é para si.

PRINCIPAIS VANTAGENS 

• Redução do tempo de execução de tarefas
• Minimização de erros
• Eliminação das tarefas repetitivas
• Automatização da leitura de documentos
• Automatização dos lançamentos contabilísticos
• Facilidade de acesso à informação
• Agilização de processos
• Mais produtividade

Eficiência operacional, visibilidade de negócio e agilidade, com processos de negócios otimizados e flexíveis

Solução de gestão que define o fluxo de informação de um processo de negócio controlando as intervenções humanas nesse mesmo processo.

• Controlo total na definição dos processos de Negócio – Flexibilidade;
• Integração com outros sistemas;
• Identificação dos pontos de estrangulamento nos processos da empresa;
• Usabilidade;
• Framework web.

São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

EXEMPLOS DE WORKFLOWS

• Aprovação de faturas de compra;
• Entrada e saída de colaboradores;
• Aprovação de despesas;
• Aprovação de uma proposta;
• Aprovação de crédito;
• Pedidos de compra internos;
• Aprovação de pagamentos;
• Compras públicas;
• Registo de correspondência;
• Pedido de parecer;
• Outros.

Redução das tarefas manuais e do esforço administrativo

OCR
Optical Character Recognition (reconhecimento ótico de caracteres) é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de uma imagem, seja ela proveniente de uma digitalização de papel ou de um ficheiro digital não editável (pdf, jpeg, etc).

Atualmente, os desafios envolvidos na automatização e otimização dos processos da área administrativa e financeira passam por reduzir as operações manuais e o esforço administrativo envolvido, nomeadamente, no processamento de faturas.

Através do OCR, é possível de uma forma fácil e automática obter um ficheiro editável, o que permite trabalhar a informação dos documentos.

A solução de OCR Sendys permite às empresas automatizar o tratamento de documentos, melhorando a eficácia e a produtividade em geral, refletindo-se na redução do tempo e dos custos operacionais.

Os documentos são digitalizados e os campos são capturados através do algoritmo da aplicação Sendys.

VANTAGENS
MELHORA A SUA EFICIÊNCIA OPERACIONAL
REDUZ AS TAREFAS MANUAIS E O ESFORÇO ADMINISTRATIVO
ECONOMIZA TEMPO AUTOMATIZANDO E SIMPLIFICANDO A CAPTURA DE DOCUMENTOS

• Armazena documentos em formato digital, eliminando o papel e permitindo acesso e busca rápidos;
• Reduz os riscos com a verificação automática da integralidade da fatura e garante a conformidade com as regras organizacionais
• Melhora a qualidade de dados do ERP, através da utilização de processos automáticos – por exemplo para a entrada de novos fornecedores e validação de fornecedores existentes
• Elimina o trabalho administrativo extra, tornando cada fatura visível ao longo do ciclo de aprovação da organização

VISÃO GERAL DA CAPTURA DE UM DOCUMENTO NO FLUXO DE TRABALHO