Artigo publicado no DIGITAL INSIDE
Por FERNANDO AMARAL, CHAIRMAN do SENDYS GROUP

Encaremos a realidade. Os problemas e possibilidades de melhoria pertencem sempre ao sistema, não ao indivíduo, assumindo o investimento em soluções tecnológicas um papel preponderante.

Basta uma superficial pesquisa no Google para se perceber a oferta imensa de cursos de produtividade e gestão de tempo. Há-os para todos os gostos e feitios. E-learning, b-learning, m-learning, presencial (no cliente ou no fornecedor)… Os conteúdos programáticos? Muito diversos, não faltando os clássicos Inbox Zero, técnica Pomodoro, matriz de Eisenhower, Getting Things Done e inúmeras outras abordagens.

Reconhecido o problema de falta de produtividade, vai-se pelo caminho mais fácil: adjudica-se a formação. Cumpre-se as horas obrigatórias por lei, limpa-se a consciência (dos gestores e dos colaboradores) faz-se um reset e promessas de infinita produtividade. Passado um mês, inevitavelmente, voltamos à ‘estaca zero’.

Problema? Procurar curar uma gangrena com um penso rápido. A baixa produtividade tem causas muito diversas. Desde a fraca qualificação dos gestores, passando pela baixa motivação e engagement dos colaboradores, falta de reconhecimento, ambiente de trabalho, conflitos, problemas de comunicação, desajustes nas qualificações, má gestão do tempo e, obviamente, tecnologia desadequada, obsoleta, ineficiente ou mesmo inexistente.

Estas e muitas outras causas não se combatem apenas com formação, mas com investimento em tecnologia. E não basta ser o “ninja dos e-mails”. As pessoas não trabalham isoladamente, mas em organizações, quase sempre em espaços múltiplos -particularmente no sistema híbrido que ficou no pós-pandemia-, nas quais as interdependências são infinitas. Apenas sistemas e tecnologias de informação e comunicação são capazes de aproximar os colaboradores, dar visibilidade sobre os processos em curso de forma eficaz e, lá está, o tão almejado aumento de produtividade.

Encaremos a realidade. Os problemas e possibilidades de melhoria pertencem sempre ao sistema, não ao indivíduo, assumindo o investimento em soluções tecnológicas um papel preponderante. Soluções personalizadas podem ser úteis, mas o antídoto mais eficaz tem de ser implementado no nível do sistema de cada organização, tendo em conta as suas idiossincrasias.

A esmagadora maioria do trabalho, num ambiente de escritório (mas não só), é invisível. Está alojado em servidores e depende das competências técnicas de cada colaborador. Torna-se assim difícil saber, on-line, no que as pessoas estão a trabalhar ou se estão sobrecarregadas e incapazes de assumir novas tarefas. Ora, é aqui também que a tecnologia desempenha um papel importante, ao dar-lhe visibilidade, com a implementação de business process management (BPM), ou softwares de gestão de projetos, que tornam visíveis, ainda em muitas empresas deste país, tarefas invisíveis ou até mesmo inescrutináveis.

Dashboards, nos quais se pode fazer um drill down, onde cada tarefa agrega informação detalhada de a quem está atribuída e o seu status, permitem uma distribuição mais eficiente e equitativa do trabalho. Também elimina o mar de e-mails em que nos perdemos diariamente.

No fim do dia, com as opções tecnológicas adequadas, conseguimos o que todos sonhamos: trabalhar menos e produzir mais.